Entwurf - Rechtliche Pruefung steht aus. Wird vor dem oeffentlichen Start von einem Rechtsanwalt geprueft.
1. Verantwortlicher
[Name]
[Adresse]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
2. Erhobene Daten
Im Rahmen der Nutzung von HalloPort werden folgende Daten verarbeitet:
- Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname bei der Registrierung
- Telefondaten: Telefonnummern eingehender Anrufe, Anrufdauer, Zeitstempel
- Gespraechsdaten: Audio-Transkripte der Telefonate, vom KI-System erstellte Zusammenfassungen
- Zahlungsdaten: Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen (verarbeitet durch Stripe)
- Nutzungsdaten: Verbrauchte Minuten, Anzahl Anrufe, Dashboard-Zugriffe
3. Auftragsverarbeiter
Wir setzen folgende Drittanbieter als Auftragsverarbeiter ein:
Twilio (Twilio Inc., USA)
Zweck: Telefonie-Infrastruktur, Bereitstellung deutscher Rufnummern, Vermittlung eingehender Anrufe.
Deepgram (Deepgram Inc., USA)
Zweck: Echtzeit-Spracherkennung (Speech-to-Text) fuer die Transkription der Telefonate.
ElevenLabs (ElevenLabs Inc., USA)
Zweck: Text-to-Speech-Synthese fuer die KI-Sprachausgabe waehrend der Telefonate.
Anthropic (Anthropic PBC, USA)
Zweck: KI-Sprachmodell (Claude) fuer die Gespraechsfuehrung und Zusammenfassung.
Clerk (Clerk Inc., USA)
Zweck: Authentifizierung und Benutzerverwaltung.
Stripe (Stripe Inc., USA)
Zweck: Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung.
Neon (Neon Inc., USA)
Zweck: Datenbankhosting (PostgreSQL) fuer Kontodaten, Anrufprotokolle und Transkripte. Daten werden in der EU-Region (eu-central-1) gespeichert.
Resend (Resend Inc., USA)
Zweck: Versand von E-Mail-Benachrichtigungen (z.B. Anrufzusammenfassungen, Systembenachrichtigungen).
Vercel (Vercel Inc., USA)
Zweck: Hosting der Web-Anwendung und des Dashboards.
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen bzw. werden vor dem Start Auftragsverarbeitungsvertraege (AVV) gemaess Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Uebermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
4. Speicherdauer
- Anrufprotokolle und Transkripte: 90 Tage nach Erstellung, danach automatische Loeschung
- Kontodaten: Bis zur Loeschung des Kontos durch den Nutzer
- Rechnungsdaten: 10 Jahre gemaess handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten
- Audiodaten: Werden nicht dauerhaft gespeichert, nur in Echtzeit verarbeitet
5. Rechte der Betroffenen
Sie haben gemaess DSGVO folgende Rechte:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) - Auskunft ueber Ihre gespeicherten Daten
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) - Berichtigung unrichtiger Daten
- Loeschungsrecht (Art. 17 DSGVO) - Loeschung Ihrer Daten
- Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenportabilitaet (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausuebung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [E-Mail-Adresse]
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehoerde zu beschweren.
Stand: Maerz 2026